Ofis taşımanın ev taşımadan farkı şudur: ev taşımada bir gün yorulursunuz, ofis taşımada bir gün üretmezsiniz. Kaybedilen zamanın büyük kısmı da mobilyadan değil, iki kalemden gelir — bulunamayan arşiv ve gelmeyen internet. Aşağıda 30 günlük bir geri sayım, evrak saklama süreleri ve taşınmayı iş kaybına dönüştürmeyen bir arşiv düzeni var.
Önce iki tarihi sabitleyin
Ofis taşımada iki tarih diğer her şeyi belirler: yeni ofisin fiilen kullanılabilir olduğu tarih (elektrik, internet, mobilya montajı bitmiş) ve eski ofisin teslim tarihi. Bu iki tarih arasında en az bir hafta pay bırakın. Payın olmadığı planlarda ekip, kutuların üstünde çalışır.
İkinci kural: taşımayı hafta ortasına koymayın. Cuma akşamı başlayıp pazar biten bir taşıma, pazartesi sabahı çalışan bir ofis demektir.
30 günlük geri sayım
| Zaman | Yapılacak | Neden kritik |
|---|---|---|
| T-30 | Yeni ofis için fiber/internet başvurusu | Hat taşıma ve yeni tesis 2–3 haftayı bulur |
| T-30 | Envanter çıkarma: mobilya, IT, arşiv | Hacim bilinmeden teklif alınamaz |
| T-21 | Ekspertiz ve yazılı teklif | Asansör, kat, hafta sonu farkı netleşir |
| T-21 | Arşiv ayıklama ve imha kararı | Taşınacak en pahalı kutu, gereksiz kutudur |
| T-14 | Kutu, etiket ve renk kodu dağıtımı | Herkes kendi masasını paketler |
| T-14 | Yeni ofis yerleşim planı (masa numaraları) | Kutular doğru odaya iner |
| T-7 | IT yedeği, sunucu/NAS taşıma planı | Yedeksiz taşınan veri kaybolur |
| T-7 | Adres değişikliği bildirimleri | Vergi dairesi, ticaret sicili, banka, kargo |
| T-1 | Buzdolabı, su sebili, kahve makinesi boşaltma | Sabah taşınmaz, akşamdan hazırlanır |
| Taşıma günü | Kritik kutular ayrı araç / ayrı sorumlu | Sözleşme klasörleri kaybolmaz |
| T+7 | Eksik/hasar tutanağı ve kapanış | Sigorta bildirimi süreye tabidir |
Arşiv: ne kadar süre saklanmalı?
Ofis taşımada en çok tereddüt edilen konu evraktır. “Ne kadar süre saklamalıyız?” sorusunun cevabı mevzuattan gelir ve şirketten şirkete değişmez:
- Vergi Usul Kanunu kapsamında defter ve belgeler, ilgili yılı takip eden takvim yılından itibaren 5 yıl saklanır.
- Türk Ticaret Kanunu kapsamında ticari defterler, envanter, açılış-kapanış bilançoları ve saklanması zorunlu belgeler 10 yıl saklanır.
- İş hukuku tarafında özlük dosyaları, iş ilişkisi sona erdikten sonra zamanaşımı süreleri boyunca (yaygın uygulamada 10 yıl) tutulur.
- Elektronik defter ve beratlarda da aynı süreler geçerlidir; saklama ortamının okunabilirliği sizin sorumluluğunuzdadır.
Bu süreleri bilmek doğrudan para kazandırır: süresi dolmuş evrakı taşımak, hem araç hacmi hem depolama bedeli olarak faturaya yansır.
KVKK açısından arşiv taşıma
Kişisel veri içeren fiziksel evrak (özlük dosyaları, sözleşmeler, sağlık raporları, müşteri formları) taşınırken de korunmak zorundadır. Uygulamada üç şey beklenir: veriye erişimin sınırlı ve kayıtlı olması, saklama ortamının kilitli/güvenli olması ve saklama süresi dolan verinin periyodik imhası. Arşivi dışarıda bir tesiste saklayacaksanız, hizmet aldığınız firmayla veri işleyen sıfatıyla yazılı bir sözleşme yapılması ve tesisin erişim kayıtlarını tutması gerekir. Arşiv depolama hizmetinde “kim, ne zaman, hangi kutuyu aldı” sorusunun kaydı olmalıdır.
Kutu etiketleme: tek sistem, herkes aynı
Ofis taşımalarında kaybolan kutuların ortak özelliği, üzerinde yalnızca “muhasebe” yazmasıdır. Çalışan bir etiket şu beş alanı taşır:
- Kutu numarası (001’den başlayan sıra)
- Departman ve sorumlu kişi
- İçerik özeti (ör. “2023 satış faturaları, A–K”)
- Yıl aralığı
- İmha tarihi (saklama süresine göre hesaplanmış)
Bu beş alan bir Excel/Sheets tablosuna da girildiğinde, ortaya bir arşiv envanteri çıkar. Taşımadan sonra bir kutuyu bulmak 30 saniyeye iner; ayrıca hangi kutunun ne zaman imha edileceği baştan bellidir.
IT ve teknik ekipman
- Sunucu, NAS ve yedekleme ünitesi taşınmadan önce tam yedek alın; yedeği taşınacak araçla göndermeyin.
- Rack kabinet dolu taşınmaz; cihazlar sökülüp ayrı ayrı, orijinal kutusu yoksa köpüklü kasalarda taşınır.
- Her cihazın kablo demetini etiketleyin ve cihazla aynı kutuya koyun; “sonra hallederiz” denen kablo saatlerce arattırır.
- Monitörleri ekran ekrana bakacak şekilde, aralarına köpük koyarak paketleyin.
- Fotokopi ve baskı makineleri üreticinin servisi tarafından kilitlenmeli (toner ve tambur sabitleme); aksi hâlde toner içeriye dağılır.
Ofis mobilyası ve depolama
Yeni ofis eskisinden küçükse ya da tadilat sürüyorsa mobilyanın bir kısmını geçici olarak depoya almak, kiralık alanda tutmaktan ucuzdur. Workstation panelleri, toplantı masaları ve dolaplar demonte edilerek çok daha az hacim kaplar; vidalar poşetlenip ilgili parçaya bantlanmalıdır. Ofis ve ticari depolama tarafında bedel, raf ve palet düzenine göre hesaplandığı için düzenli istiflenmiş bir arşiv, dağınık yığından belirgin şekilde ucuza gelir.
Levent, Maslak ve Ataşehir gibi plazaların yoğun olduğu bölgelerde ayrıca bina yönetimi kuralları devreye girer: taşıma saatleri (genelde mesai dışı), yük asansörü rezervasyonu, zemin koruma ve giriş için personel listesi. Bunları taşımadan en az bir hafta önce bina yönetiminden yazılı alın.
Taşıma günü: kim neyi üstlenir?
Ofis taşımasının kaosa dönüştüğü an, herkesin “kendi masasıyla” ilgilendiği andır. Dört rol belirleyin, iki ofise de birer sorumlu koyun:
- Taşıma sorumlusu: Firmayla tek muhatap. Envanter listesi ve tutanaklar ondadır.
- Eski ofis sorumlusu: Son tur kontrolünü yapar — çekmeceler, dolap üstleri, buzdolabı, kasa, duvardaki ekranlar, anahtar teslimi.
- Yeni ofis sorumlusu: Yerleşim planına göre kutuların doğru odaya inmesini sağlar; asansör ve giriş iznini bina yönetimiyle yürütür.
- IT sorumlusu: Sunucu, ağ ve telefon sisteminin sökümü ile kurulumunu üstlenir; taşımadan önce yedeği doğrular.
Taşımanın sonunda eksik/hasar tutanağı aynı gün imzalanmalıdır. Sonradan fark edilen hasarların bildirim süresi sınırlıdır; poliçenizdeki süreyi baştan öğrenin.
Yeni ofis hazır olmadan eski ofisi boşaltmanız gerekiyorsa, mobilya ve arşivi bir süre depoda tutmak kiralık alanda tutmaktan ucuzdur. Hacim için m³ hesaplayıcı kaba bir aralık verir.
Kesin rakam için ücretsiz ekspertiz isteyin; ekip yerinde görüp demontaj gereken parçaları ve asansör ihtiyacını da not eder.
